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House organ: saiba como fazer um veículo interno de sucesso


Por Brenio Ribeiro l Coordenador de redação na Go! Mídia

 

Criar formas de difundir as informações de maneira clara é primordial para quem trabalha com comunicação interna. Em organizações privadas, públicas e até mesmo nas não governamentais, compartilhar o que acontece no dia a dia é uma maneira eficaz de aprimorar a gestão e engajar o público. Por isso, neste artigo, gostaria de compartilhar com você como criar um house organ de sucesso, mostrar as atitudes que a sua empresa precisa ter e trazer dez passos essenciais para dar vida ao veículo jornalístico interno!

 

Mas o que é house organ?

Para nós, da área da comunicação, esse termo em inglês faz muito sentido. Mas me permita uma breve definição para aqueles que não são necessariamente do campo. Assim, todos poderão acompanhar em pé de igualdade as estratégias que apontarei no texto.

 

House organ é um periódico ou jornal interno de uma empresa elaborado para o repasse de informações de interesse comum. Geralmente, ele é produzido pela própria área de comunicação interna ou elaborado em conjunto com uma agência especializada. Só a título de curiosidade, no Brasil, o primeiro registro que temos de um veículo nesse segmento é de 1926, com uma publicação da multinacional General Motors.

 

As características de um house organ

Do ponto de vista geral, a principal diferença de um house organ para uma publicação externa é o público para o qual ele é destinado. Empregados, familiares, acionistas, parceiros, terceirizados e, em alguns casos, as comunidades nas quais as empresas estão inseridas. Fato é que ter claro em mente o destinatário do conteúdo irá permitir que você defina melhor a linguagem adotada, as pautas a serem publicadas e sua angulação.

 

Embora hoje possamos contar com formatos variados – facilidade que a digitalização da comunicação interna nos deu – os tipos mais encontrados ainda são: jornal impresso, mural, boletim digital disparado por e-mail e intranet. A definição de qual usar deve ser baseada em seus objetivos, nas características da sua empresa, na cultura organizacional de acesso à informação, no nível de maturidade de sua comunicação interna e nos recursos disponíveis. Tudo isso para evitar um ponto cego na publicação de seu periódico.

 

Seja qual for o meio escolhido, tenha em mente que um house organ é, antes de tudo, um jornal, e deve seguir as regras do jornalismo: periodicidade, atualidade, veracidade, ética, credibilidade, linguagem acessível etc. Mais do que isso, para fazer dar certo, um bom jornal empresarial precisa levar em conta em sua linha editorial as estratégias e os objetivos gerais da organização, entender a cultura interna e sempre – sempre mesmo! – saber o porquê do que se escreve.

 

House organ – seja orientado ao público interno

Para construir um house organ de sucesso, o profissional de comunicação interna precisa se pautar por alguns requisitos. Isso significa dizer que um jornal empresarial tem uma função mais ampla do que apenas informar, como o jornalismo diário. Bruno Henriet e François Benoit, no livro Auditoria de Comunicação Interna (tradução livre), destacam algumas delas:

 

  • Instaurar a confiança em torno da identidade da empresa de maneira clara;
  • Divulgar iniciativas e sucessos das equipes no trabalho;
  • Desenvolver o comportamento comunicativo entre líderes;
  • Favorecer a expressão de todos os empregados;
  • Informar a cada empregado de maneira adaptada;
  • Promover o conhecimento em todos os níveis.

 

Apenas por essas seis tarefas é possível perceber que o propósito de um veículo interno vai além de informar, não é mesmo? Como profissional à frente do house organ, busque sempre estar orientado para o público, compreendendo sobre o que ele quer ser informado e “quando” precisa ser informado.

 

Principais temas de interesse dos empregados

Abaixo, listei os principais temas de interesse dos empregados para que você possa ter uma base por onde começar. Mas, lembre-se: cada empresa é um caso particular. Adapte à sua realidade:

 

  • Remuneração e benefícios;
  • Novos projetos e equipamentos;
  • Clientes e parcerias comerciais;
  • Resultados e indicadores operacionais;
  • Iniciativas que servem de benchmarking entre as áreas.

 

Atitudes para o seu house organ brilhar

É claro que, para que o seu house organ seja lido, além de tratar de temas de interesse, é preciso dar a eles a abordagem adequada. Em Atitude: a base da comunicação com empregados, o autor Barry House ressalta que a diferença entre as empresas que atingem o público e aquelas que “falam para as paredes” está em cinco atitudes aplicadas ao house organ:

 

 

  • Atitude respeitosa – seja profissional e objetivo, tratando o colaborador como um adulto que tem o seu repertório cultural próprio. Deixe de lado a visão paternalista das antigas organizações que se colocavam no patamar de “saber o que é melhor para o empregado”.

 

 

  • Atitude honesta – é por meio dessa forma de agir que se consegue credibilidade. O negócio é divulgar os fatos, sem maquiar ou esconder o lado negativo. Ao invés de disso, é preciso explicar o porquê e contextualizar toda a informação para que as pessoas se sintam realmente informadas.

 

 

  • Atitude receptiva – o house organ precisa ser de todos! Ou seja, o time de comunicação deve deixar evidente para os empregados que suas dúvidas e sugestões têm espaço no jornal. A construção coletiva torna o veículo mais forte e, naturalmente, engaja as pessoas a fazerem parte do movimento de comunicação interna.

 

 

  • Atitude oportuna – os colaboradores precisam ser os primeiros a saber os acontecimentos a respeito da organização em que trabalham. A comunicação interna não pode abrir brechas para que as pessoas tomem contato com um tema novo da organização em que trabalham por meio da mídia tradicional ou de campanhas publicitárias. Um house organ que traz notícias já conhecidas perde totalmente o porquê de existir. Então, tenha em mente: suas equipes sempre devem saber primeiro!

 

 

  • Atitude aberta – a empresa precisa adotar uma postura de transparência junto aos seus profissionais. Informar assuntos relevantes nunca é prejudicial. Evite criar boatos pelos corredores de que a sua organização “esconde o jogo” e não compartilha informações de caráter confidencial. Quando paramos para analisar, são poucas aquelas de âmbito de interesse interno que têm potencial para prejudicar a empresa no mercado. Tenha um diálogo aberto e franco com quem faz parte de sua equipe.

 

10 passos para criar um house organ de sucesso

Agora que você já sabe mais sobre o tema, listo o que Cláudia Lemos e Rozália Del Gáudio denominam de “mandamentos” – quando abordam publicações jornalísticas no livro Assessoria de Imprensa e Relacionamento com a Mídia – imprescindíveis para o sucesso de um house organ. Seguindo as dicas, você poderá potencializar os seus resultados de comunicação interna:

 

1 – Responda à questão: por que uma publicação empresarial?

Pesquise junto ao seu público a real necessidade de se fazer uma publicação empresarial. Não existe um bom veículo sem objetivos claros e definidos. Identifique qual a expectativa das pessoas de todos os níveis hierárquicos para saber o que esperam do possível jornal interno que ganhará forma.

 

2 – Defina o público leitor

Qual a abrangência do seu house organ? Uma fábrica, o grupo todo, uma filial… Entender o conjunto de trabalhadores que será o receptor de cada mensagem é essencial para o início dos trabalhos. Nessa etapa, mapeie os hábitos das pessoas que constituem a organização e busque compreender as tecnologias disponíveis para a recepção da mensagem.

 

3 – Perfil editorial

Depois dos dois primeiros passos, nos quais você define o porquê de existir e para quem será destinado o seu house organ, pense em quais editorias ele irá abordar. Basicamente, a ideia aqui é elencar os principais temas de interesse para serem tratados de forma jornalística. Aqui mesmo, no artigo, já vimos alguns assuntos que permeiam a maioria das organizações.

 

4 – Veículos, periodicidade e distribuição

Nessa etapa já conhecemos os assuntos que serão abordados. Ótimo! Mas de qual forma entregaremos isso ao público? Pense na maneira como ele será divulgado (on-line, impresso, etc.), qual a periodicidade que melhor atende às suas necessidades (semanal, quinzenal, mensal etc.) e como ele será distribuído (afixado nas áreas, entregue em mãos na saída do expediente, colocado em totens espalhados pela empresa para a retirada, enviado para casa etc.).

 

5 – Gêneros jornalísticos e espaço das editorias

Embora a grande maioria das publicações empresariais trabalhe com notícias ou minirreportagens, pensar nos gêneros jornalísticos pode criar um diferencial para a sua iniciativa. Editorial, entrevistas, fotolegendas, reportagens e, porque não, espaço do leitor. Variar gêneros pode te ajudar a criar um aspecto visual mais interessante e uma diagramação mais leve.

 

Hoje, a maioria dos leitores trouxe para o impresso o hábito de “zapear”, que foi adquirido na experiência da televisão. Isso significa que ele salta de informações em informações para absorver aquilo que lhe parece mais interessante. Ou seja, quando mais atrativo visualmente, com boxes e infográficos, melhor.

 

6 – Definir o projeto gráfico

A criação da identidade visual casa bem com o que falamos no tópico anterior. É indispensável que o visual esteja alinhado com o posicionamento da marca para que ajude na consolidação da imagem da empresa. Tenha isso em mente: o projeto gráfico é o cartão de visitas, a primeira impressão do leitor, contribuindo para que ele tenha interesse ou não no conteúdo.

 

7 – Definição da linguagem

A linguagem esta diretamente relacionada ao perfil do público. A prática mostra que, para acertar o alvo, usar vocabulário acessível, objetivo e atraente é o melhor caminho. Se o seu house organ não for para um nicho muito específico, evite termos técnicos que podem desinteressar os leitores. Conte boas histórias falando de maneira simples! Essa é a meta.

 

8 – Defina os recursos

O house organ é um objetivo de comunicação interna. E, como vários outros, apresenta custos de produção para que o projeto seja bem executado. Por isso, no processo de construção, defina todos os recursos disponíveis: investimento financeiro, pessoas, equipamentos etc. Tudo precisa estar mapeado antes do start up do periódico.

 

9 – Crie um comitê de redação

Esse é um conceito que não vemos muito na realidade do mercado, mas que é extremamente útil para quem o adota. Comitês de redação ou comitês editorias são compostos por profissionais que têm amplo acesso às informações organizacionais e experiência necessária para saber se elas devem ou não virar notícia e, em caso positivo, a forma ideal de abordá-las. Um analista de comunicação, um assessor da Presidência, um gerente de Recursos Humanos etc. Reúna perfis variados e com poder de decisão para assumirem essa tarefa.

 

10 – Estratégias de avaliação e evoluções do house organ

Para que a sua publicação não caia no esquecimento e “esfrie” com o passar das edições, crie formas de avaliá-la periodicamente. Converse com os empregados, reúna o comitê de redação e identifique formas de melhorá-la continuamente. Tenha em mente que um house organ precisa ser um organismo vivo em constante evolução.

 

A padronização precisa acontecer para que os leitores criem familiaridade com o veículo e você consiga a adesão que deseja. Mas surpreender é sempre positivo. Que tal pensar em uma mudança visual ou editorial anualmente? Assim seu jornal interno ganhará mais fôlego para existir em meio ao bombardeio de informações ao qual todos somos submetidos diariamente.

 

House organ é para todos!

Por fim, gostaria de destacar que um house organ não é peça de comunicação restrita às grandes corporações. Para pequenas e médias empresas, um jornal interno bem utilizado pode surtir efeitos surpreendentes junto aos colaboradores. Com base no que abordamos no artigo, tenho certeza que você conseguirá pensar em estratégias sólidas para informar e encantar sua equipe. E se você precisar de uma ajuda para iniciar o seu projeto, pode contar conosco. Basta clicar aqui e conversar com um de nossos especialistas.